メールの書き方を覚えよう オタクたちよ
こんにちは。
今回はメールの書き方についてです。
まあ僕が知っているポケモンマンも大学生から社会人になってる人が多いので、そのへんに向けての記事ということで。
今年から社会人になった人も、入社して本格的に仕事が割り振られてきているのではないでしょうか。
顧客や社内の人とのメールでのやり取りも増えてきているはずです。
文章的に礼儀正しいかどうかは、就職活動の時に皆さん散々勉強していると思いますので、今回はメールの書き方、処理についてです。
①件名を見ただけで何が書いてあるか分かるようにする
メールを開かないと内容さえ分からない、いつまでに返事をしないといけないかわからないようなメール、非常に開けるのが手間です。
(ありがとうございました、よろしくお願いします などの件名)
人によっては1日に100件以上のメールを受け取る場合もあります。
開封した後に大量のメールに埋もれてしまい、返信されなくなる確率も高まります。
「仕事は1人では出来ない」とよく言われますが、他人の時間を使っているという自覚を持たずに仕事をする人は相当嫌われます。
なので、件名を見ればある程度概要、返信期日が把握できるようにしましょう。
「○月○日 ○○の件の報告」
「○○案件 見積り依頼 ○○日AMまでにお願いします」
②開封通知は基本的には付けない
これを全てのメールにつけて送ってくる人がたまにいるのですよ…。
よほど大切なメールとかであればわかるのですが、これは基本的にしないほうが良いです。
何故なら
①少しだけ手間がかかる(お互いに)
②信用されていないと思われる(受け取った側が)
③そういう人に限って「先ほどメール送りました」と電話をしてくる(暇な時は良いけど、忙しい時は対応するのがめんどくさい…)
③３分以内に処理できる内容のメールは、即処理する
メールを開封し、３分以内に処理できるものであれば即処理してしまいましょう。
３分以内に処理できる仕事のスケジューリングをするより、ぱぱっと処理してしまったほうが時間効率が圧倒的に良いです。
以上メールの3箇条でした。
後、添付ファイルにパスワードをつけて送り、パスワードのみを別のメールで送るのは会社のルールでそうしないとダメな場合を除いてやめましょう。
ファイルを開ける手間がかかるので、処理がめんどくさいですし、セキュリティ上何の効果もないようです…
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